Experiências mostram que equilibrar tempo, orçamento, escopo e equipe pode ser a chave para evitar o fracasso;


A filosofia de que pensando positivo tudo dará certo não se aplica ao gerenciamento dos projetos de TI. Ou que no fim tudo se resolverá e, se isto não acontecer, é porque o fim ainda não chegou também não se ajusta à realidade na maioria das corporações. É raro tomar conhecimento de projetos que deram totalmente certo sem ultrapassar o tempo previsto ou ter de desembolsar mais que o acertado. Como, então, poder nutrir a idéia do final feliz sem se desiludir com dificuldades imprevistas?

Deslocar os profissionais certos e na hora certa para determinados projetos pode ser a entrada com o pé direito. Calcular o investimento e o tempo com mais consciência é o passo seguinte. Porém, segundo especialistas, o segredo está antes de equipe, custos e prazos – encontra-se no planejamento do escopo.

No mercado existem opções de metodologia para o gerenciamento de projetos, como as propostas pelo instituto americano Project Management Institute (PMI), que conta com nove áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos (incluindo código de conduta de ética do PMI), comunicação, riscos e suprimentos. Esta metodologia integra ainda o Project Management Body of Knowledge (PMBoK), no qual são descritas técnicas, passos importantes e metodologias de sucesso no gerenciamento de projetos.

Há ainda a britânica Prince2, utilizada por instituições públicas e privadas na Europa, que sugere um controle eficiente dos recursos de um projeto e facilita o cumprimento dos prazos. Já o europeu International Project Management Association (IPMA) foca na avaliação das potencialidades do gerente de projetos.

No entanto, antes de começar a mexer seus pauzinhos e escolher entre as metodologias mais conhecidas, os líderes de iniciativas de TI devem ponderar se entrarão nesta empreitada sozinhos ou buscarão apoio em parcerias com consultorias de gerenciamento de processos.

Esta, inclusive, é uma tendência apontada pelo professor do curso de gestão de projetos de TI da Faculdade IBTA Cláudio Larieira. O crescimento que esta demanda tem apresentado pode ser conferido principalmente pelo número de profissionais especializados em PMI. Segundo o professor, dos 190 mil certificados que existem em todo o mundo, 3,3% estão concentrados no Brasil.

O mercado expande, a necessidade por melhorias nos resultados dos projetos de TI também. Porém, convencer os gerentes, administradores, coordenadores e/ou líderes que atuam com projetos ainda é uma função árdua, segundo a diretora de operações Rosália Paraíso, da Documentar, fornecedora de serviços e consultoria para o mercado corporativo de TI. “É difícil fazê-los entender que sozinhos não darão conta de todos os detalhes, de que o essencial é ter uma pessoa apenas para fazer o controle e medição dos resultados”, afirma.

Rosália acredita que os problemas dos projetos de TI são sempre os mesmos e que as empresas pecam pela faltam estratégias. O calcanhar de Aquiles, na opinião da consultora, reside na gestão de conteúdo e informação. “Cerca de 70% das informações são inúteis e acabam tornando-se um peso no planejamento.

Gerente de projetos ou de problemas

No entanto, nem sempre o apoio de consultorias garante o sono tranqüilo dos responsáveis pelas implementações. Um exemplo é a Souza Cruz, fabricante brasileira de cigarros que, recentemente, investiu no Prince2 para unificar a metodologia de todos os projetos da companhia. A fabricante realizou um processo de adaptação em cima do método. Cuidado e atenção aos projetos não é o que falta dentro da corporação, mas Clarissa Ferreira, gerente do escritório de projetos (PMO, na sigla em inglês), afirma que a organização ainda caminha para alcançar a excelência em relação a custos, cronograma e resultados.

Em seis meses, a fabricante reestruturou o escritório de projetos de TI com a readequação da política de gerenciamento, incluindo treinamentos e capacitação de pessoal, com objetivo de atuar de forma mais detalhada e personalizada. A solução implementada oferece controle de riscos e estimativas de tempo e orçamento aos projetos da Souza Cruz. A utilização da metodologia do Prince2 é feita em conjunto com o PMBOK, do PMI.

“Precisamos evoluir nossa maturidade”, assume. Segundo Clarissa, o desafio é fazer com que a metodologia estabelecida force o gestor do projeto a formalizar a mudança do escopo. “Isto mexe com o ego dele, pois ele terá de seguir tempo, custo e prazo. E o líder tende a modificar uma destas três variáveis, o que ainda é um problema”, explica.

Atenção aos detalhes

Mas soluções assim não significam o encaixe da última peça deste quebra-cabeça. Para ter um escopo seguro, o profissional que está à frente dele tem de ter muito bem esclarecido sobre qual de fato é o seu objetivo; e isto inclui também estar alinhado à estratégia corporativa.

Antes de perder tempo com revisões e retrabalho de processos atente-se para o que coloca no papel. Ou, se não estiver seguro e previr que seu planejamento poderá falhar em algum momento, recorra à ajuda de consultores e escute também a posição das áreas que serão impactadas dentro da companhia pela implementação. O projeto é secreto? Então, prepare-se para carregar nas costas toda a responsabilidade. Respire fundo e arme-se de defesas contra as situações inesperadas.

Todo o cuidado é pouco na hora de avaliar os primeiros resultados que o projeto começa apresentar. O professor Larieira, do IBTA, comenta sobre o triple constraint (tripla Restrição). Nele, prazo, escopo e custo estão ligados diretamente em qualquer projeto de TI, e ao mexer em qualquer um deles, afetará os outros dois pilares.

Para garantir bons resultados, o planejamento dos projetos precisa de atenção. Larieira aponta a gestão de programas, que direciona a atenção para a parte estratégica do negócio, e a gestão de portfólio, que administra os valores do projeto dentro da empresa e retorno de investimentos, como duas tendências de atividades que podem fazer do seu projeto uma história de sucesso para se contar.

Final feliz

Quando você se encontrar num beco escuro em que as opções de saída sejam ter de gastar mais que o previsto ou atrasar a conclusão do projeto, você se questionará sobre até que ponto vale a pena investir e lutar por ele. Isto é o que aconselha o professor da Fundação Getúlio Vargas (FGV) Orlando Cattini. Determinação e planejamento são estratégias quase que totalmente protegidas por desvios de metodologia, e assim, torna-se mais distante de tocar no resultado final de qualquer forma negativa.

Superado um trauma causado pela instalação do Winframe da Citrix para acelerar o desempenho das 300 máquinas, o coordenador da área de TI da Cocamar Cooperativa Agroindustrial, Marcos Enomoto, vestiu um colete de aço e partiu para o segundo grande projeto da empresa. Com a parceria de uma consultoria em uma mão e dois anos de estudos do PMBoK na outra, o executivo enfrentou o desafio de convencer a diretoria da companhia sobre a viabilidade de seu novo projeto, além de ter que lutar por investimentos.

O final foi feliz. Com a verba de R$ 700 mil para a instalação dos 400 thin clients modelo Wyse S10, Enomoto conta que em 40 dias substituiu 300 dos 1,2 mil PCs da empresa. Com o projeto, a cooperativa ganhou em eliminação da manutenção e suporte técnico, otimização da equipe de TI, que pôde focar em melhorias, aumento de segurança; plataforma centralizada que permite atualização remota de aplicativos e instalação de antivírus.

Apesar da dificuldade de comunicação com as filiais instaladas nas áreas rurais durante a implementação, o executivo seguiu fielmente à metodologia do PMI e cicatrizou a ferida do projeto mal planejado de uma década antes. O objetivo atualmente é chegar a 600 thin clients até o fim deste ano.

O saneamento de expectativas em relação a custos e prazos, analisar atentamente o perfil da equipe e fazê-la compreender as estratégias do planejamento, além de investir em consultoria para dar suporte à gestão dos projetos de TI, são práticas indispensáveis. Contudo, ter claro os seus objetivos e defendê-los diante a área de negócios das companhias é a via principal para chegar ao destino desejado com todo projeto: o sucesso. Boa sorte.