Muitos líderes de TI aceitam ordens de corte de custos com facilidade, iniciando interrupções que podem prejudicar operações significativamente

Mesmo com o fortalecimento da economia mundial, muitos líderes de TI continuam pressionados para manter seus orçamentos enxutos. Reduzir custos é sempre um desafio sério, principalmente em um momento em que o papel e as responsabilidades da TI têm se expandido rapidamente, com novas tecnologias emergentes e a chegada das transformações digitais.

Infelizmente, muitos líderes de TI aceitam as ordens de corte de custos com facilidade, iniciando interrupções em diversas categorias que podem prejudicar as operações da equipe significativamente. Para evitar cortes desnecessários, especialistas orientam que os líderes de TI entendam o que está sendo cortado e questionem as razões para a tomada de decisão.

Apertar o orçamento de forma inteligente exige grandes reflexões. Nesse sentido, a TI precisa descobrir o que fazer e, mais importante, saber o que não fazer. Ao trabalhar para diminuir os gastos, é fundamental conhecer oito armadilhas que devem ser evitadas.

1. Não entender o impacto do corte

De acordo com os especialistas, a realização de uma pesquisa completa é essencial para dar conta de um corte de custos inteligente e eficaz. Além disso, é importante trabalhar de perto com a equipe financeira para garantir que a redução de gastos seja feita da melhor forma possível. Antes de fazer qualquer corte, também é necessário atribuir a importância de todos os sistemas, entendendo o impacto de cada solução nas operações da companhia.

2. Falhas em manter uma infraestrutura padronizada

Uma infraestrutura de TI não padronizada, composta por diferentes tipos de sistemas e ferramentas escolhidas ao acaso pela empresa é outra armadilha potencial, afinal, essa abordagem frequentemente leva a gastos desnecessários. Exceto as organizações com necessidades específicas, a padronização é inerentemente econômica e leva a decisões financeiras mais assertivas. Segundo os analistas, a execução de versões diferentes do Office, antivírus e outras ferramentas é uma má escolha e pode afetar o desempenho de empresas como um todo.

3. Acreditar em soluções mágicas

A esperança de que mudar as tecnologias irá proporcionar alívio imediato do orçamento é quase sempre ilusória. A simples mudança de uma operação para a nuvem, a adoção de ferramentas ou a terceirização de um serviço não resultarão em economias rápidas, apesar de todas essas práticas ajudarem a reduzir custos ao longo do tempo.

Para manter os pés no chão, as adoções de novas tecnologias não devem ser feitas se os processos existentes estiverem funcionando bem. Especialistas aconselham que as decisões sejam tomadas com calma, verificando se as soluções propostas por fornecedores realmente funcionam e se a longo prazo compensarão.

4. Negligenciar a automatização de tarefas rotineiras

Apesar da maioria das tecnologias de automação exigir um investimento inicial, as economias a longo prazo podem ser grandes. Se uma pessoa é contratada para coletar e digitar dados, o valor da mão de obra será mais cara do que o pagamento de um software que execute o mesmo trabalho.

5. Não consultar outras partes interessadas

O corte de orçamento nunca deve ser uma decisão unilateral, já que pode gerar impactos negativos em toda a empresa. Especialistas sugerem que os líderes de TI utilizem iniciativas de corte de custos como uma oportunidade para trabalhar e estabelecer conexões com outros departamentos. Situações que envolvem a redução de gastos podem ser positivas, já que demandam criatividade por parte da equipe.

Além disso, as decisões táticas de orçamento de TI não devem ser tomadas de forma isolada. Os gastos no departamento devem ser um exercício estratégico que envolvem várias partes interessadas para alinhar a TI com as metas de negócios.

6. Esperar que os fornecedores ofereçam descontos

A negociação é útil até certo ponto, mas não é necessariamente o melhor caminho para alcançar reduções de custos impactantes. Os melhores fornecedores devem ter interesse em trabalhar com a empresa para além dos ganhos financeiros, demonstrando disposição para manter uma parceria a longo prazo.

Em geral, quanto maior o fornecedor, menos importância ele dará para a negociação. A não ser que a empresa seja um cliente importante para ele, dificilmente descontos serão oferecidos. Apesar disso, analistas consideram necessário tentar negociar, afinal, perguntar quais as melhores ofertas não custa nada.

7. Aprisionamento de fornecedores

Uma promessa de economia imediata pode, muitas vezes, levar a maiores gastos a longo prazo. Um exemplo clássico disso é o aprisionamento de fornecedores, onde um provedor oferece tecnologias com preços atraentes, mas restringe a liberdade do cliente. Com o passar do tempo, o aumento dos preços pode acabar com a economia pensada inicialmente.

8. Poupar com soluções de segurança

Segundo os especialistas, não se deve poupar em soluções de segurança. Cortar esse tipo de serviço é um exemplo clássico de falsa economia. A contratação de firewall fraco ou de softwares ineficazes pode se tornar um grande pesadelo para qualquer empresa: em outras palavras, o barato pode sair caro. Pensando nisso, é fundamental a manutenção de sistemas de segurança robustos, capazes de impedir a ação de invasores para que os negócios não sejam colocados em risco.